• تسریع در دستیابی به منابع اطلاعاتی و آمار و اطلاعات مفید و در نتیجه تسریع در تصمیم‌گیریها و اعمال مدیریتهای صحیح و ایجاد سرعت در امور ارباب رجوع و سایر امور
• کاهش و حذف مراحل زائد بعضی از روش های انجام کار
• عدم کارایی و پاسخگویی روش های انجام کار جاری به نیازهای جامعه و دستگاه ها به دلیل کهنه و قدیمی بودن آنها
• افزایش حجم مکاتبات و مسئولیتها و وظایف پیش‌بینی نشده و تغییر وظایف وزاتخانه‌ها
• ارائه خدمات بهتر و زدودن بوروکراسی موجود و تحقق یک نظام اجرایی پویا
• اعمال سیستم توسط مدیران به دلیل فقدان روش های مدرن و معین

نقش روش های نوین و مکانیزه اداری در بهبود نظام اداری

• تسریع در انجام امور و دسترسی به اطلاعات و آمار و بالا رفتن آگاهی‌ها
• جلوگیری از ازدیاد و بروکراسی و کاغذ بازی
• کارایی مؤثر مدیریت واحدهای اداری و برنامه‌ریزی و افزیش کیفیت و راندمان
• صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی و سایر هزینه‌های مربوطه
• تحول نسبی در نظام اداری
• هدایت خدمات دولتی از کانالی صحیح‌تر به مجرای اجرایی
• تسریع در انجام کار ارباب رجوع
• کاهش مراجعات مکرر ارباب رجوع

روش های مکانیزه نقش مؤثری در تصمیم‌گیریها و افزایش کارایی و ضریب اطمینان و دقت و بهبود کیفیت کارها دارد.

ضرورت توجه به نحوه استقرار اجزای سازمانی در مجموعه‌های اداری

یکی از معضلات نظام اداری کشور روش های اجرای آن می‌باشد این روشها از آنجا که اغلب قدیمی بوده و هیچگاه بصورت مستقل و هماهنگ باسایر سازمانها مورد بررسی قرار نگرفته‌اند ، موجب آن گردیده که سازمان های اداری کشور با روش های فعلی پویایی لازم را نداشته و دارای کارایی لازم با نیازهای جامعه نباشند . بررسی روش های اداری کشور و بکار بردن روش های نوین بجای روش های قدیمی و سنتی از اموری است که جهت تحول سیستم اداری لازم بنظر می رسد .

طرح جا و مکان از اولین موضوعاتی است که در تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روش های اداری مورد نیاز در یک مجتمع اداری – خدماتی پرداخته شود .

منطبق نبودن جا و مکان با وظایف یک سازمان باعث کندی و تراکم در کارها می‌شود . لذا با بکار بردن اصول صحیح طرح جا و مکان می‌توان به بهبود روش های انجام کار و افزایش کارآیی اثربخش سازمان کمک کرد، بطوریکه طراحی صحیح و تخصیص فضای مناسب به کارکنان می تواند نتایج مثبت زیر را به همراه داشته باشد :

• ایجاد رفاه و راحتی برای کارکنان در محل کار
• افزایش بازدهی و سهولت انجام کار
• کاهش زمان انجام کار
• جلوگیری از تراکم و وقفه در کارها
• کاهش هزینه‌های سرمایه‌ای
• حداکثر استفاده از جا و مکان در تسهیل جریان امور
• ایجاد تسهیلات و ارائه خدمات بهتر و بیشتر به ارباب رجوع

عوامل مؤثر بر طرح جا و مکان و نحوه استقرار سازمان اداری

طرح جا و مکان عبارتست از نمودار محل انجام کار ، طرز قرار گرفتن کارمندان در محیط کار و محل استقرار وسایل کار و تجهیزات اداری. در تهیه طرح فضای اداری عوامل متعددی دخالت دارند، لذا با تجزیه و تحلیل همه جانبه فضای اداری و همچنین با رعایت اصول تهیه طرح جا و مکان می‌توان طرح‌های قابل توجهی برای فضای اداری تهیه کرد این اصول عبارتند از :

• جریان گردش کار تا حد امکان باید بصورت مستقیم باشد تا از رفت و برگشت‌های زاید و از قطع مسیر سایر کارها جلوگیری شود .
• محل استقرار کارکنانی که کارشان با هم ارتباط دارد نزدیک هم باشد .
• تجهیزات و وسایل کار باید نزدیک محل کار و دسترس کارکنان باشد .
• فضای تخصیص یافته به کارکنان باید باتوجه به احتیاجات ناشی از نوع کار آنان تعیین گردد .
• وسایل و تجهیزات غیر ضروری از محل کار دور نگه داشته شود تا فضای بیشتر ی برای کار آزاد گردد .
• کارکنانی که برای انجام وظایف خود از وسایل مشترک استفاده می‌کنند باید نزدیک هم و از طرف دیگر نزدیک وسیله مورد نیاز قرار داشته باشند .
• طرز استقرار میز و وسایل کارکنان و میز مدیر به نحوی باشد که توالی انجام کار رعایت گردد.
• محل کار کارمندانی که با ارباب رجوع بیشتر در ارتباط هستند باید در نزدیکی درب‌های ورودی تعیین گردد تا ارباب رجوع مجبور نشود از قسمتهای مختلف عبود نموده و موجب ازدحام بی‌مورد در ساختمان شود .
• طرح‌ریزی جا و مکان باید طوری باشد تا حد امکان، کار متحرک و کارمند ثابت باشد ، هر اندازه که از حرکت کارمند برای انجام کار جلوگیری شود، کارایی وسرعت عمل او بیشتر می‌شود .
• وسایل سنگین تجهیزات صنعتی و مکانیکی حتی‌الامکان در طبقات پائین مستقر گردند .
• اگر استقرار وسایل سنگین در طبقات بالا ضروری باشد، بهتر است آنها را در کنار دیوارها و نزدیک به ستونهای ساختمان قرار داد .
• چنانچه لازم باشد در یک اطاق چند میز داده شود، بهتر است کلیه میزها رو به یک سمت داشته باشد .
• برای جلوگیری از مزاحمت برای دیگر کارمندان میزها نباید از پهلو کنار هم و چسبیده به هم باشند

فصل اول:

مطالعات پایه

بخش اول:

تاریخچه ساختمان های اداری

1-1-1) تاریخچه نظام اداری در جهان:

سیستم سازماندهی اداری اولین بار در مصر ایجاد گردید. دولت جهت کنترل امور زیر بنایی عمومی و راه های ارتباطی خصوصاً عبور و مرور از رود نیل نیازمن وضع مقررات و ایجاد تشکیلات اداری بود.

در چین باستان نیز با بهره گرفتن از تعالیم کنفوسیون در خصوص وظایف دولت شالوده امور بروکراتیک بنا نهاده شد که این تعالیم مورد استفاده و تقلید پاره ای از کشورها از جمله انگستان قرار گرفت.

بتدریج با پیشرفت جوامع و گسترش فعالیت های گوناگون اجتماعی ضرورت ایجاد قوانین و سازماندهی در این جوامع امری اجتناب ناپذیر شد و رفته رفته ادارات دولتی و خصوصی شکل گرفت. نظر عموم بر این است که تاریخ ظهور ساختمان های اداری بزرگ به اوایل قرن 19 در اروپا و امریکا باز می گردد.

2-1-1)   نگاهی به ساختار نظام اداری در ایران:

تاریخ تحولات نظام اداری ایران به 2 دوره قبل و بعد از اسلام تقسیم می شود.

الف)  دوران قبل از اسلام

دوران پیش از اسلام دارای یک سیستم اداری بسیار ساده بوده که خود دارای مراحلی بشرح زیر است:

–  نظام اداری مادها

خرید متن کامل این پایان نامه :

مادها در اواخر قرن هفتم(ق.م) حکومتی مقتدر با تشکیلات اداری و نظامی نیرومند و متمرکز به رهبری و فرمانروایی واحد و به شیوه استبدادی بوجود آوردند و این سیستم مقتدر تا آمدن اسکندر به ایران ادامه یافت.

– دوران هخامنشیان

دولت متمرکز هخامنشی با مدیریت سیاسی برتر، تکثر پذیری بالا و به ویژه دیوان سالاری بی نظیر خود، الگو و بنیان جدیدی رادر شیوه و سازمان حکومت گری و فرمان روایی به جهان باستان عرضه داشت، آن گونه که در طول سده های بعد، نظام اداری حکومت های سلوکی، اشکانی، ساسانی، روم و حتی عباسی با پیروی و بر پایه شیوه ها و الگوهای آن برپا و پایدار گشت. در این دوره اقدامات اداری عظیم و شایسته تقدیر داشت. اقدامات اداری وی را می توان به اختصار بیان نمود:

• دستگاه اداری فعال
• ارتباطات سریع
• رسیدگی سریع به امور از طریق ادارات مرکزی
• دستگاه بازرسی بسیار منظم
• مداخله نظامی سریع در صورت وقوع شورش

در زمان داریوش کشور به 20 ایالت تقسیم گردید و برای ادارات هر ایالت یک ساتراپ(استاندارد) وجود داشت. یک فرمانده قشون و یک دبیر از طرف حکومت مرکزی برای هر ایالت، تعیین می گردید. زیر نظر دبیر و ساتراپ عده ای کارمند اداری به کار مشغول بودند که وظایف اداری را اجرا می کردند و در مواقع سازمان بروکراسی ایران را تشکیل می دادند.

– دوران تسلط مقدونی ها بر ایران

در این دوره مرکزیت اداری ایران از بین رفت و روش ملوک الطوایفی و نیمه مستقل جانشین آن گردید. مقدونیان چون فاقد نفوذ و تکیه گاه ملی بودند برای اداره این امپراطوری وسیع ناگریز شدند اساس سازمان اداری را که در زمان داریوش پایه گذاری شده بود، ادامه دهند.

– دوره اشکانیان

در این دوره که از 250 ق.م آغاز شد تا حدودی نظام اداری ایران سامان دهی شد ولی هرگز نتوانست به پای هخامنشیان برسد. اشکانیان مرکزیت سیاسی زمان هخامنشیان را از بین بردند و سیستم اداره امپراطوری را به 7 حکومت تقسیم نمودند و هر حکومت، خود چند امیرنشین داشت.

– دوران ساسانیان

در این دوره درخشان تاریخ باستان ایران، اداره عمومی را چندین اداره به نام دیوان بر عهده داشتند که از هفت دیوان: ارتش، راه ها، مسکوکات، نامه ها، دادرسی، امتیازات دولتی، مالیات، اوزان و مقادیر نام برده اند. این دیوان ها با تشکیلات و سازمان های منظم و ترتیب کامل، ادرات آن دوره را تشکیل  می دادند.

ب)  سیستم اداری ایران بعد از ورود اسلام

در زمان خلفای راشدین حکومت وسیله ای برای اجرای اصول و احکام دینی به شمار می رفت. در آن دوران تشکیلاتی که بتوان آنرا دولت خواند وجود نداشت و همه امور جامعه با مداخله مستقیم پیشوای اسلامی انجام می شد.

– دوران امویان

در این دوران نظام اداری اسلام دستخوش تغییر و تحول زیادی شد. در این دوران از 4 دیوان خراج، مستغلات، خاتم و رسایل نام برده اند. ضمناً دیوان الشرطه یا حرس(شهربانی کل) نیز برای اولین بار در عصر امویان (معاویه) تاسیس شد.

– دوران عباسیان

– دوران تیموریان

در این دوران مرکزیت امور از بین رفت و عدم تمرکز بشکل ملوک الطوایفی، حکمفرما گردید. در این دوران تعداد وزرا به 7 نفر رسید.

– دوران صفویان

شاهان صفوی با تشکیل دولت واحد و مستقل توانستند یک سیستم اداری مقتدر تشکیل دهند و نظام ملوک الطوایفی را از بین بردند.

– دوران افشاریان

با ظهور نادر شاه، دوران صفوی از لحاظ سیاسی به پایان رسید ولی اوضاع اداری و اجتماعی آن تغییر نکرد.

– دوران قاجاری ها

سیستم اداری دوران قاجاری ها نیز تا حدودی از دوران صفویه، اقتباس شد. در این دوران بر اثر افزایش تعداد مشاغل دولتی و لزوم نگهداری حساب ها و سایر احتیاجات سلطنتی، سازمان اداری توسعه یافت. برای اولین بار در دوران فتحعلی شاه 4 وزارت خانه: دول خارجه، مالیه، مداخله و قواعد عامه به شکل سازمان های مشابه دولت های خارجی، مامور اجرای وظایف دولت شدند.

– دوران پهلوی

در زمان پهلوی کیفیت و کمیت وظایف دولت تغییر کرد و توجه خاص وی به ایجاد نظم و قانون منجر به ایجاد سازمان های جدید دولتی شد و شالوده ای متفاوت در تشگیلات اداری مملکت و نحوه اجرای وظایف و هدف های هر وزارتخانه بنیان گذارده شد.

– جمهوری اسلامی ایران

بر اساس قانون اسای، حکومت ایران، جمهوری اسلامی اعلام شد که در راس کلیه امور ولایت فقیه قرار گرفت و اداره امور بر عهده قوای سه گانه گذارده شد. تشکیلات فعلی دولت جمهوری اسلامی ایران شامل 21 وزارتخانه، 5 سازمان وابسته به نهاد جمهوری اسلامی است.

تاریخ ایجاد ساختمان های اداری بزرگ در ایران به اوایل قرن 14 هجری شمس باز می گردد.